Jak ustalić przewidywane koszty egzekucyjne?

Spółka skierowała na drogę postępowania komorniczego wierzytelności, które sukcesywnie były egzekwowane z majątku dłużnika. Przed wyegzekwowaniem pełnej kwoty dłużnik zmarł. W następstwie komornik umorzył postępowanie egzekucyjne. Spółka podjęła kroki w celu odnalezienia spadkobierców. Z sądu otrzymała informację, że nie było postępowania o nabycie spadku. W tej sytuacji konieczne byłoby wynajęcie biura detektywistycznego. Jednak związane z tym koszty przewyższyłyby wartość wierzytelności. Czy w takim przypadku spółka może ująć nieściągalną wierzytelność w kosztach podatkowych na podstawie protokołu? Czy koszty usług detektywistycznych można zaliczyć do kosztów procesowych i egzekucyjnych?

Naszym zdaniem, przy ustalaniu przewidywanych kosztów procesowych i egzekucyjnych spółka ma prawo uwzględnić koszty wynagrodzenia biura detektywistycznego, o ile są to koszty niezbędne do poniesienia w celu dochodzenia wierzytelności.

Z art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a) i pkt 20 updop wynika, że wierzytelność można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, jeśli nie jest przedawniona, była uprzednio zaliczona do przychodów należnych, a jej nieściągalność została odpowiednio udokumentowana.

Ustawodawca, stawiając wymóg udokumentowania nieściągalności wierzytelności, nie pozostawia w tym zakresie dowolności. W art. 16 ust. 2 updop podaje, jakie dokumenty będą właściwe. Są to:

1) postanowienie o nieściągalności, uznane przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi faktycznemu, wydane przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo

2) postanowienie sądu o:

a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub

b) umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi okoliczność, o której mowa w lit. a), lub

c) ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo

3) protokół sporządzony przez podatnika, stwierdzający, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty.

Jak wynika z powołanych przepisów, jednym ze sposobów udokumentowania nieściągalnej wierzytelności jest protokół sporządzony przez podatnika, z którego wynika, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od tej kwoty. Podatnik sam powinien dokonać zestawienia wszelkich kosztów procesowych oraz kosztów egzekucyjnych, jakie musiałby ponieść w związku z dochodzeniem danej wierzytelności. Przepisy podatkowe nie precyzują, jakie koszty można uwzględnić. Jako przykłady takich kosztów można wskazać koszty wymienione w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 22 sierpnia 2008 r., nr ILPB3/423-314/08-2/ŁM, a mianowicie: koszty sądowe, koszty zastępstwa procesowego, zwrot świadkom utraconego zarobku za czas stawiennictwa w sądzie, koszty zaliczki na ekspertyzy biegłych, koszty egzekucji komorniczej, czy sporządzenie aktualnych dokumentów podatnika, jak np. odpis KRS, poświadczenia notarialne. Naszym zdaniem, do kosztów procesowych i egzekucyjnych, o których mowa w art. 16 ust. 2 pkt 3 updop, mogą zostać zaliczone koszty ewentualnych poszukiwań dłużnika, w tym koszty wynajęcia biura detektywistycznego.