Jak napisać aneks do umowy

Jak napisać aneks do umowy

W przypadku umów, których trwanie rozciąga się w czasie, częstokroć zachodzi potrzeba dokonania zmian dostosowujących ich treść do zaistniałych potrzeb. Przyjętym sposobem wprowadzania zmian jest aneksowanie umów. Sformułowanie postanowień aneksu w sposób odpowiadający woli stron, a jednocześnie nienaruszający przejrzystości umowy, nierzadko sprawia kontrahentom problemy.

Co najmniej w formie pisemnej

Umowy aneksowane są najczęściej w formie pisemnej. Forma ta w pewnych przypadkach może okazać się niewystarczająca. Trzeba bowiem pamiętać, że uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia. Jeśli więc strony zawarły umowę w formie aktu notarialnego, aneks również powinien być sporządzony w takiej formie. W przeciwnym wypadku zmiana umowy będzie nieważna. Nie ma jednak przeszkód, aby umowę zawartą w formie pisemnej aneksować w formie szczególnej, np. w formie aktu notarialnego (trzeba jednak pamiętać, że do późniejszej zmiany takiego aneksu konieczna będzie wizyta u notariusza).

Jeżeli strony zastrzegły w umowie, że jej zmiany mogą następować w zwykłej formie pisemnej, nie określając przy tym skutków niedochowania tej formy (np. rygoru nieważności), uważa się w razie wątpliwości, że formę tę zastrzeżono tylko dla celów dowodowych. Wówczas strona powołująca się przed sądem na zmianę dokonaną nieformalnie (ustnie czy w sposób dorozumiany) spotka się z określonymi trudnościami dowodowymi. Uwaga ta nie odnosi się jednak do umów zawartych pomiędzy przedsiębiorcami. W stosunkach profesjonalnych przepisy o formie pisemnej dla celów dowodowych nie znajdują bowiem zastosowania. Stąd wniosek, że w przypadku gdy przedsiębiorcy zastrzegą, że zmiany umowy mogą nastąpić w formie pisemnej i nie określą skutków niezachowania tej formy, to czynność ta dojdzie do skutku tylko przy zachowaniu tej formy.

Co zmieniamy?

W pierwszych postanowieniach aneksu należy precyzyjnie wskazać i opisać umowę, w której treść będziemy ingerować. Przykładowo § 1 aneksu może brzmieć:

§ 1. Strony zgodnie postanawiają zmienić treść umowy zawartej między nimi w dniu 4 lutego 2004 r. w Warszawie, której przedmiotem była dostawa wykładzin podłogowych typu AX/34.

Będzie to tym bardziej wskazane, gdy między tymi samymi stronami w ostatnim czasie zawierano wiele umów. Odwołanie się w aneksie np. tylko do daty zawarcia umowy często może okazać się niewystarczające. Nie wolno bowiem zapominać, że strony mogły tego samego dnia w przeszłości zawrzeć kilka różnych umów.

Należy również pamiętać o tym, że jeśli zmieniamy umowę, która wcześniej była już aneksowana, powinniśmy wyraźnie wskazać, iż kolejny aneks dotyczy treści umowy głównej wraz z wprowadzonymi wcześniej zmianami. Wszystkie te zmiany warto z osobna wymienić. Taki zabieg pozwoli zapewnić przejrzystość istniejącego między stronami stosunku prawnego.

Jak powinien brzmieć aneks?

Aneks może ingerować w dotychczasową umowę na trzy sposoby: może dodawać nowe postanowienia, uchylać postanowienia istniejące bądź zmieniać ich dotychczasowe brzmienie. Brzmienie umowy aneksowej powinno oddawać istotę wprowadzanych zmian. Zmianę najlepiej określić opisowo, tzn. poprzez wskazanie dodatkowych, zmienionych lub uchylonych obowiązków i uprawnień stron. Przy zastosowaniu tej techniki kolejny paragraf aneksu mógłby brzmieć:

§ 2. Strony zmieniają opisaną w § 1 umowę o tyle, że zastrzegają dla dostawcy karę umowną w wysokości 100 zł za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu dostawy.

Zmiana umowy w sposób opisowy, w szczególności w razie dokonywania znacznych zmian, może jednak niekorzystnie wpływać na jej czytelność. Wówczas należy rozważyć wprowadzenie zmian w drodze "przeredagowania" tekstu pierwotnego, np.:

§ 2. Strony zgodnie postanawiają, że do umowy opisanej w § 1 dodają paragraf 17 w następującym brzmieniu: "Umowę może wypowiedzieć każda ze stron na dwa miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego". § 3. Strony zgodnie postanawiają uchylić paragraf 13 w umowie opisanej w § 1. § 4. Umowa opisana w § 1 w brzmieniu ustalonym w § 2 i 3 obowiązuje od dnia dzisiejszego.

Aneks powinien być opatrzony datą, a nadto winien wskazywać strony umowy i zawierać ich podpisy.

Tekst jednolity

Jeżeli umowa była już wcześniej częstokroć aneksowana, warto rozważyć sporządzenie jej "tekstu jednolitego". Ujednolicenie postanowień umowy rozproszonych w tekście pierwotnym i kolejnych aneksach ma służyć uproszczeniu posługiwania się umową oraz nadaniu jej przejrzystości. W sensie prawnym "tekst jednolity" jest nową umową, która wchodzi w miejsce poprzednio funkcjonującej zaopatrzonej w aneksy. Aby umowa określona w nowym brzmieniu wiązała strony, powinna być poprzedzona stosownym oświadczeniem, np.:

Strony zgodnie oświadczają, że istniejący między nimi stosunek prawny na podstawie umowy z dnia 2 stycznia 2004 r. zawartej w Warszawie, której przedmiotem jest świadczenie usług wywozu nieczystości, zmienionej zawartymi w Warszawie umowami z 5 lutego 2004 r., 6 sierpnia 2004 r. i 4 września 2004 r., będzie w dalszym ciągu regulowany według poniższych postanowień:

"Tekst jednolity" nie musi dokładnie oddawać treści postanowień pierwotnej umowy i dokonanych w niej później zmian. Nie ma przeszkód, aby zawierał zupełnie nowe regulacje, a zatem zmieniał istniejący dotychczas stosunek prawny.

Z jakiego dnia umowa?

Jeśli sporządziliśmy "tekst jednolity umowy", nie powinniśmy wcześniejszych umów wyrzucać do kosza. Umowa w nowym brzmieniu ustala bowiem stosunki stron na przyszłość od momentu jego podpisania (chyba że strony inaczej postanowiły). Jeśli więc między stronami dojdzie do sporu dotyczącego wcześniejszego zdarzenia, trzeba będzie go rozstrzygnąć na podstawie obowiązujących w danym momencie regulacji umownych. Tak więc próbując zrekonstruować stan prawny istniejący między stronami w danym dniu w przeszłości, należy sięgnąć do obowiązującej wówczas umowy wraz z wcześniejszymi aneksami i w oparciu o te dokumenty ustalić treść spornych praw i obowiązków.

Aneksowanie wsteczne

Na koniec warto wspomnieć o aneksowaniu umów z mocą wsteczną. Tego rodzaju zabiegi co do zasady nie wywołają zamierzonych przez strony skutków prawnych. W związku z tym należy je zdecydowanie odradzać.

Przykład

W umowie sprzedaży zawartej 1 stycznia 2005 r. strony postanowiły, że sprzedawca przeniesie na kupującego własność samochodu Audi 80. W aneksie z 2 lutego 2005 r. strony zmieniły umowę w ten sposób, że sprzedawaną rzeczą będzie nie Audi 80, a VW Golf. W przekonaniu stron taka zmiana miała wywołać ten skutek, że własność VW Golf zostanie przeniesiona na kupującego z mocą wsteczną od 1 stycznia 2005 r. zamiast samochodu Audi. Skutek ten jednak nie nastąpi. Byłoby to bowiem sprzeczne z przepisami Kodeksu cywilnego regulującymi kwestię momentu przeniesienia własności. Taki aneks można ewentualnie zakwalifikować jako osobną umowę zamiany dwóch aut, ale skuteczną od daty sporządzenia aneksu.

Rozbieżność między pierwotnym zamiarem stron a osiągniętym skutkiem bierze się stąd, iż treść stosunku prawnego pomiędzy stronami określają nie tylko postanowienia określone w umowie, ale i regulacje ustawowe. Zaś jedną z podstawowych zasad prawa cywilnego jest, że czynność prawna (w tym przypadku umowa) nie może być sprzeczna z ustawą, albo zmierzać do jej obejścia (art. 58 § 1 Kodeksu cywilnego). W przeciwnym razie będzie uznana za nieważną. Na nieważność aneksu z mocą wsteczną może powołać się sąd bądź urząd skarbowy przy rozstrzyganiu spraw wiążących się z takim dokumentem.

Podstawa prawna: art. 58, 65, 76, 77 § 1, art. 353¹ ustawy z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.).